Fiche 11 : Le tableau de maîtrise des heures passées

Le tableau de maîtrise des heures passées s'applique aux projets dont une des problématiques est de piloter la charge des acteurs impliqués. Il établit la référence de départ, à partir du budget initial du projet, et évolue au fur et à mesure de l'avancement du projet. La maille de ce tableau se situe au niveau de la tâche et de l'acteur mobilisé pour réaliser cette tâche. Si une tâche est réalisée par deux acteurs, ce tableau aura deux lignes. Chaque ligne du tableau commence à vivre dès le début de réalisation de la tâche concernée, et chaque ligne s'éteint dès que la tâche est terminée, à savoir : quand le résultat a été validé par la personne autorisée.

Construction du tableau de maîtrise des heures passées

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Disposer d'un état au fil de l'eau de la prévision cumulée des dépenses du projet sous l'angle des charges de travail.
• Communiquer aux acteurs le budget pour les tâches qu'ils ont à réaliser sur une période.
• Disposer d'un support formel, et leur demander les informations d'avancement de manière analytique.
• Calculer une prévision à fin de tâche, puis à fin de projet, qui soit la plus réaliste possible.

Contexte

Le tableau de maîtrise des heures passées est un document initialisé à partir des données du budget initial du projet.

Il est complété par l'organigramme des tâches et les affectations de tâches au travers de la matrice de responsabilité.

Ce tableau est aussi connecté au planning du projet. Simultanément avec la demande d'informations de charge de travail, il est possible de demander les informations de date prévisionnelle de fin à jour.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Initialiser le tableau qui servira de base pour la période de gestion à venir et le mettre à disposition des acteurs concernés. Il contient les informations du budget initial et de la matrice de responsabilité. Les tâches qui doivent figurer sont établies grâce au planning du projet : les tâches devant commencer sur la période à venir, selon le planning ; les tâches en cours sur la période à venir (ces tâches sont celles qui devaient être en cours sur cette période selon le planning, ainsi que les tâches non terminées car en retard en début de période) ; les tâches terminées au cours de la période passée ne figurent plus dans le tableau qui est utilisé pour les échanges avec les acteurs (filtre positionné par exemple), mais elles figurent pour calculer les cumuls sur le projet.
• Obtenir en fin de période, de chacun des acteurs, les seules informations clés : le consommé sur la période ; l'avancement physique sur la période ; la nouvelle date de fin prévue de la tâche.
• Calculer la ré-estimation du budget de la tâche, en utilisant les méthodes de calcul vues dans l'outil IPC et IPD.
• Décider des actions correctives à mettre en place avec l'acteur projet concerné, et procéder aux modifications en cascade sur les autres composantes du projet : en cas de retard de fin de tâche, décaler les tâches aval en cohérence ; en cas de besoin de charge supplémentaire, analyser les impacts sur les histogrammes de ressources et détecter les tâches aval en péril par indisponibilité de ressources, encore focalisées sur des tâches amont en retard.

Méthodologie et conseils

• Installer et faire durer le rituel du tableau de maîtrise des heures passées, pour que l'équipe ait conscience de l'importance du suivi des ressources et donc des délais.
• Élaborer avec les acteurs les actions correctives nécessaires et faire circuler l'information de décalage.