Fiche 02 : L'organigramme des tâches

L'organigramme des tâches est la décomposition arborescente de l'ensemble des travaux à réaliser dans le cadre du projet. Les niveaux les plus bas de l'arborescence sont généralement appelés " lots de travaux ". Leur dénomination est focalisée sur les livrables attendus des travaux. L'organigramme des tâches est le seul outil obligatoire du management de projet. La réalisation de l'ensemble des travaux décrits est nécessaire et normalement suffisante pour obtenir le résultat souhaité du projet.

Structure d'un organigramme des tâches

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• L'organigramme des tâches (OT) décrit la totalité des travaux à réaliser dans le cadre du projet. Il permet ainsi de : recenser l'ensemble des travaux à planifier ; élaborer le budget du projet ;mettre sous contrôle le contenu du projet ; maîtriser l'avancement du projet au fur et à mesure de la production des livrables ;
• contribuer à la maîtrise des risques du projet, pour ce qui concerne les risques d'exécution du projet.

Contexte

L'OT est élaboré tout au long de la préparation du projet. Sa première ébauche figure dans la fiche projet. Puis une version contenant environ les deux premiers niveaux est décrite dans le cahier des charges du projet. Enfin, la version complète de l'OT est issue des travaux de prévisions détaillées : élaboration du planning détaillé et du budget détaillé.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Choisir le premier niveau de découpage, en s'appuyant sur le cycle de vie du projet.
• Détailler les niveaux suivants en utilisant les différents modes de découpage possibles : fonctionnel, métier, géographique, nomenclature du produit, fournisseur.
• Continuer le découpage des travaux jusqu'à ce que les livrables associés soient gérables et affectables à un responsable unique.
• Mettre l'OT à disposition de l'ensemble des parties intéressées au sein du projet, pour que chacun puisse avoir connaissance du contenu du projet.

Méthodologie et conseils

S'il ne devait rester qu'un seul outil du management de projet, cela serait l'OT. Il est incontournable car il décrit la constitution même du projet.

• Pour élaborer un OT, il est possible de se référer à des OT de projets précédents, et d'en reprendre des parties, en les adaptant aux spécificités du projet.
• Il est aussi très important d'impliquer la totalité de l'équipe de projet dans son élaboration, pour pouvoir profiter de l'expérience de chacun et créer l'engagement nécessaire pour la réalisation des travaux.
• Sur les grands projets, se déroulant sur de longues périodes de temps, l'OT est construit par vagues successives : les premières phases sont décrites finement, et les phases suivantes ne le sont que de manière macroscopique.

Comment être plus efficace ?

6 règles à appliquer pour élaborer un OT.

• Règle n° 1 - Quand un élément donné de l'OT possède une décomposition, la somme des éléments de cette décomposition est strictement égale à cet élément.Cela a pour conséquence qu'il n'y a aucune " activité " implicite liée au regroupement des éléments de bas niveau.
• Règle n° 2 - Cette règle est la conséquence de la règle précédente : un élément ne peut se décomposer en un seul élément. Sinon, il y a égalité entre les deux éléments.
• Règle n° 3 - Dite règle des 3R. Pour chaque lot de travaux, il doit être possible de définir : un Responsable unique, un Résultat parfaitement identifié, et les Ressources à mobiliser pour obtenir ce résultat.
• Règle n° 4 - Un OT peut se décomposer selon plusieurs logiques de découpage : découpage fonctionnel (les fonctions attendues du résultat du projet) ; découpage par métier (les métiers de l'entreprise, souvent associés à l'organisation de l'entreprise) ; découpage géographique (pour des lots de travaux qui se déroulent sur des sites différents) ; découpage selon la nomenclature du produit résultat du projet (pour réduire la complexité de l'objet à produire) ; découpage par fournisseur (on parle souvent d'allotissement). Quand un élément de l'OT est décomposé, il l'est généralement selon une seule logique à la fois.
• Règle n° 5 - Il convient de s'arrêter de décomposer un OT quand la taille d'un lot de travaux est devenue suffisamment petite. Il n'existe pas de valeur universelle de maximum de taille de lot de travaux. Selon les environnements, les valeurs de 10 jours/homme ou de 20 jours/homme sont employées. Dans le cas de contrat d'achat, ces valeurs n'ont pas cours.
• Règle n° 6 - Il est préférable de continuer à décomposer un lot de travaux tant que sa durée estimative est supérieure au tiers de la durée de la phase à laquelle il appartient. Cette valeur est un ordre de grandeur à considérer avec beaucoup de flexibilité. Elle ne s'applique pas dans les contrats d'achat.

Les travaux de management de projet doivent être indiqués dans l'OT.

Cas d'un OT réel

Le schéma ci-dessous donne un exemple simplifié d'un OT réel. Il s'agit d'un projet d'installation d'un panneau d'affichage dynamique.

Le premier niveau de découpage est temporel par phase. Les niveaux suivants sont différents :

• Pour la spécification, il s'agit d'un découpage par métier,
• Pour la réalisation, il s'agit d'un découpage par nomenclature de la solution (au niveau sous-système).
• Les installations ont été décrites de manière géographique.