Fiche 15 : Le tableau de comparaison des offres reçues

Le tableau de comparaison des offres reçues est un des pivots du processus d'achat de produit ou de service. Son modèle peut être établi par le service achat, et il est adapté à la spécificité des achats dans les projets. Ses premières lignes comprennent la liste spécifique des besoins à satisfaire par l'achat concerné. Puis, au fur et à mesure du déroulement du processus achat, et des différentes offres reçues, le tableau est complété des évaluations sur chacun des critères définis. Cela permet de produire des évaluations pondérées qui sont cumulées par fournisseur. Il en résulte un classement des fournisseurs, dont les premiers sont gardés pour les phases finales de négociation.

Le tableau de comparaison des offres reçues

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Définir l'ensemble des critères a priori qui vont permettre de choisir le fournisseur retenu pour un achat donné, ainsi que leurs pondérations relatives.
• Comparer de manière objective les offres reçues, pour pouvoir choisir la meilleure offre, et ainsi se prémunir d'éventuels soupçons de conflits d'intérêts.

Contexte

Le tableau de comparaison est aussi utilisé dans les services achat pour les achats non-projets. Il est donc judicieux de se procurer le modèle de tableau du service achat, s'il existe, et d'apporter des adaptations projet si nécessaire.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Établir dès le début de la consultation la liste des critères qui vont être utilisés pour dépouiller les offres. Établir aussi les coefficients de pondération à appliquer à chacun d'eux, et le type d'échelle d'évaluation utilisée. Une échelle de 0 à 5 ou de 0 à 10 est communément admise.
• Communiquer tout ou partie de ces critères dans le dossier de consultation. Il est recommandé d'intégrer la partie " Critères qualité " dans le dossier de consultation, pour que les fournisseurs donnent leurs réponses directement dans ce tableau, assorties de leurs commentaires et justifications.
• Remplir les " Critères fournisseur " avant même la réception des offres, car les réponses n'en dépendent pas.
• Analyser les offres une à une, en commençant par les critères qualité. Pour chaque fonction, procéder à l'évaluation, de préférence en groupe pluridisciplinaire intégrant des non-spécialistes, pour garantir la compréhension de la réponse.
• Sommer les évaluations pondérées, et construire le classement des fournisseurs.
• Exclure les fournisseurs très décalés vers le bas. Choisir pour une liste restreinte (short list) les 2 ou 3 fournisseurs les mieux placés, et continuer le processus achat : négociation, choix et contractualisation.

Méthodologie et conseils

• Certains critères peuvent être rédhibitoires s'ils ne sont pas satisfaits. Le tableau doit les mentionner.
• Certaines évaluations restent subjectives (" Critères innovation ", " Réactivité "). Il est important de les poser à plusieurs, dans une démarche participative et sans logique hiérarchique.
• Il est préférable de remplir les critères de coûts en dernier, pour qu'ils ne viennent pas influencer de manière inconsciente les évaluations des autres critères (préférence inconsciente parfois de la solution la moins chère, quand la pression sur le budget du projet est forte).