Fiche 08 : Le management à distance

De plus en plus de projets, du fait de leur transversalité et de la taille des organisations, supposent que l'équipe travaille à distance, avec moins de points de contacts physiques et synchrones. Ces 10 règles permettent de préparer en amont les conditions de réussite du management à distance et d'animer la relation au quotidien entre le chef de projet et ses équipiers.

Les 10 règles clés du management à distance

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Réussir à construire l'engagement sur le projet des équipiers qui se trouvent à distance.
• Faire vivre un esprit d'équipe, même lorsque les équipiers se trouvent sur des sites différents.

Contexte

Ces 10 règles clés s'appliquent sur tout projet dans lequel les équipiers sont dispersés géographiquement, et doivent néanmoins collaborer.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Il est essentiel de faire connaissance avant de mettre l'équipe au travail à distance : la proximité relationnelle favorisera les échanges en toute confiance, et donc la créativité de l'équipe.
• Plus on manage à distance, plus il faut donner le sentiment à ses collaborateurs d'être proche d'eux : contacts réguliers au téléphone, forme des mails, organisation de rencontres physiques.
• Il faut clarifier en amont les règles du jeu concernant la disponibilité du chef de projet pour les interactions à distance (cela réduira les frustrations des équipiers qui n'arriveraient pas à vous joindre).
• Il est bon de faire vivre l'esprit d'équipe ou de communauté plutôt que des solitudes coordonnées ou connectées (ex : afficher systématiquement un trombinoscope de l'équipe, avec les noms et les missions de chacun, lors des réunions en visioconférence).
• Plutôt que d'imposer vos modalités de reporting, mieux vaut co-construire le reporting avec les membres de votre équipe pour qu'ils y adhèrent (outil utilisé, nature et fréquence des informations collectées).
• Adopter une vision circulaire du reporting : un reporting efficace est réciproque. Lorsque je demande une information ou qu'un équipier m'en donne une, je lui demande quelle information il souhaite que je lui donne concernant le projet.
• Privilégier plusieurs réunions à distance courtes à une réunion trop longue : décomposer les problèmes en sous-problèmes.
• Bien préparer les moments d'échange en amont pour garantir leur efficacité et donner envie aux équipiers de s'y engager totalement. Être factuel : des chiffres ; des faits. Envoi de documents clefs avant la réunion : document synthétique. Aspects logistiques : s'assurer que tout fonctionne. Identifier un nombre maximal de participants pour favoriser les interactions. Bien gérer la prise de parole pour favoriser l'expression de tous.

Méthodologie et conseils

• Autant que faire se peut, organiser une réunion de lancement permettant à l'ensemble des intervenants du projet de se rencontrer physiquement, et de caler les règles du jeu du management à distance.
• Si le projet intègre un chantier de conduite du changement sur un site lointain, trouver un relais local pour en prendre la responsabilité.