Fiche 06 : Le comité de pilotage

Le comité de pilotage est une instance de décision au sein de la structure du projet. Il est constitué de décideurs de l'organisation, et d'experts pouvant contribuer à la prise de décision. Il se réunit régulièrement pour valider les résultats obtenus et pour décider sur l'ensemble des points qui sont en dehors du pouvoir de décision du chef de projet (fort engagement de dépenses, modification notable de contenu, de délai, de coût).

L'ordre du jour de la réunion du comité de pilotage

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le comité de pilotage se réunit régulièrement pour :

• conserver l'engagement des donneurs d'ordre et de l'organisation à l'origine du projet ;
• vérifier l'alignement du projet avec les objectifs de l'organisation ;
• valider les résultats intermédiaires du projet, pour faciliter la validation ultime du résultat final ;
• prendre les décisions qui, par l'ampleur de leur conséquence, vont au-delà des prérogatives du chef de projet (modification de contenu, de coût ou de délai), et passation d'une commande d'un montant supérieur au pouvoir de signature.

Contexte

Le comité de pilotage est organisé dès le début du projet. Les différentes dates sont fixées. Certaines sont calées sur les dates prévisionnelles des jalons de changement de phases.

Certaines réunions peuvent être montées de manière impromptue, lorsque des décisions importantes doivent être prises, ou lors de modifications majeures dans l'environnement du projet, dont les conséquences sont mieux connues par le comité de pilotage que par l'équipe projet.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Planifier les réunions de comité de pilotage et faire réserver les dates aux participants : cette planification est extrêmement importante, car elle permet de garantir la disponibilité d'interlocuteurs ayant des niveaux hiérarchiques élevés (très difficiles à mobiliser d'une semaine sur l'autre).
• Préparer les documents à remettre pour le comité de pilotage, et les diffuser quarante-huit heures à l'avance.
• Tenir la réunion en suivant l'ordre du jour proposé.
• Rédiger le compte-rendu de cette réunion, et diffuser les informations dans les huit heures ouvrées, à l'équipe projet, aux membres du comité de pilotage et aux autres parties intéressées. Procéder aux mises à jour des dossiers de pilotage.

Méthodologie et conseils

• La tenue de la réunion du comité de pilotage est l'occasion, pour le chef de projet, de vendre ses choix. Cette " vente " se fait par un exposé clair et simple des bénéfices apportés par les choix et des intérêts pour les membres du comité de pilotage. La vente est généralement gagnée quand la maîtrise des risques a de plus été prouvée.
• Les décisions prises en comité de pilotage vont orienter durablement le projet. Il est donc souhaitable que ces décisions soient solides. Le chef de projet vérifie que tous les membres du comité de pilotage ont bien intérêt à cette décision.