Fiche 06 : La demande de ressources au métier

Une fois que le chef de projet a fixé un premier cadre, qu'il a identifié les premières compétences dont il a besoin pour réaliser le projet, il doit réunir autour de lui les intervenants clés qui constitueront son équipe. Pour cela, il doit respecter quelques règles de diplomatie transversale et solliciter dans un premier temps les chefs de services des différents métiers dont il a besoin pour obtenir la mise à disposition de leurs collaborateurs.

Le " jeu à trois "

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• Obtenir la ressource dont le projet a besoin pour réaliser une ou plusieurs tâches.
• Lever le risque d'indisponibilité ou de réallocation de cette ressource sur une autre tâche en cours de projet.
• Définir avec le manager de cette ressource les modalités de coopération qui permettent que projet et métier soient gagnants.

Contexte

Dans la mesure où (bien souvent) le chef de projet n'a aucune autorité hiérarchique sur les personnes qu'il fait travailler dans le projet, il est contraint de solliciter des ressources au sein de différents métiers de l'organisation. Avant de les solliciter directement, une bonne pratique de diplomatie transversale consiste à se caler avec le chef de service de ces ressources.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Solliciter un entretien avec le manager de la ressource dont on a besoin dans le projet (si possible, aller le voir plutôt que lui demander de venir).
• Vérifier son adhésion au projet et sa connaissance des enjeux.
• Solliciter des compétences, pas des personnes. Il appartient au chef de service d'identifier quel est le meilleur profil pour travailler sur le projet, même si le chef de projet a ses préférences.
• Mettre en avant les raisons pour lesquelles la contribution de son service est importante pour la réussite du projet.
• Estimer ensemble la charge de travail associée à la tâche à réaliser. Le chef de projet peut avoir une idée de cette dernière, mais en dernier recours, c'est le chef de service, garant du métier, qui est légitime pour estimer cette charge.
• Identifier les risques potentiels associés à l'utilisation de cette ressource : mobilisation potentielle sur un autre projet ou sur une activité du métier prioritaire. Définir une règle du jeu commune en cas d'avènement de ces risques (éventuellement, une autre ressource en back-up).
• Demander conseil sur la façon d'agir auprès de son collaborateur (éventuellement, la meilleure manière de le motiver sur le projet, ou la meilleure manière de travailler avec lui).
• Demander quel type de reporting le manager attend du chef de projet sur la réalisation de la tâche (pendant la tâche et une fois qu'elle sera terminée). Ce reporting peut notamment nourrir l'entretien annuel et l'évaluation globale du collaborateur.
• Remercier pour l'aide apportée.

Méthodologie et conseils

Être le plus précis possible sur l'ensemble des contributions attendues de l'intervenant : réalisation de tâches expertes, mais aussi participation à l'équipe projet ou coordination d'autres acteurs. Cela permettra au responsable hiérarchique de bien mesurer l'ampleur du travail à réaliser et des compétences à réunir, et le guidera dans le choix de la meilleure ressource possible.