La boîte à outils de la Gestion du temps
Chapitre VI : Chasser le temps stérile des réunions

Fiche 10 : La réunion flash de 10 minutes

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Publié le 30 nov. 2017

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La répétition crée l'habitude et fait gagner du temps

En résumé

Dans la réunion flash de 10 minutes, les problèmes ne sont pas résolus ni aucun livrable produit. Une réunion flash isolée n'aurait d'ailleurs aucune utilité.

La réunion flash trouve son sens dans la répétition d'un rituel immuable qui en garantit l'efficacité.

Sa puissance réside dans le cycle " engagement-bilan " qui met l'équipe sous tension positive et la focalise sur un objectif précis et des actions concrètes réalisées à court terme (dans la journée ou la semaine).

Les problèmes ne sont pas occultés pour autant, ils sont identifiés pour être traités ailleurs.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La réunion flash focalise les énergies d'un groupe sur un objectif précis à court terme et permet de coordonner l'équipe.

Contexte

Elle a du sens pour les activités nécessitant un ajustement très réactif voire " temps réel ".

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Instituez le rituel de la réunion flash.

Choisissez le lieu et l'horaire qui seront les mêmes pour toutes les réunions.
La réunion se tient debout et dure 10 mn sans jamais dépasser les 15 mn.
Définissez le type d'informations qui y seront échangées, le mode de fonctionnement et le rôle de chacun (participants et animateur), la préparation à faire en amont.

> Régulez le processus à la 1^re réunion.

Déroulez la première réunion sans chercher à influencer le processus.
En fin de première réunion, interpellez sur l'efficacité du processus.
Fixez des règles d'efficacité pour la prochaine réunion.

> Gardez le rituel pour les réunions flash suivantes.

Démarrez à l'heure même si certains sont en retard.
Phase 1 : bilan : déroulez selon la méthode convenue le bilan de la période écoulée depuis la dernière réunion flash.
Phase 2 : nouveaux objectifs et engagement de chacun pour la prochaine période : c'est le moment de la coordination du groupe.
Phase 3 : problèmes : identifiez et clarifiez les problèmes qui freinent la progression du groupe ou d'un individu, mais sans les traiter ici : tenez-vous en aux actions à entreprendre pour y remédier.

Méthodologie et conseils

> Exemple 1 : réunion " scrum " (mêlée) dans le cadre d'un projet : pour produire un livrable sur un délai très court, l'équipe se réunit quotidiennement pendant la durée de ce " sprint " et chacun répond à trois questions :

ce que j'ai fait hier ;
ce que je compte faire aujourd'hui ;
ce qui m'empêche d'avancer.

Le " ScrumMaster " n'intervient que pour faire préciser les problèmes.

> Exemple 2 : réunion hebdomadaire du lundi matin dans un service clients :

le manager expose les indicateurs de la semaine précédente ;
il donne un objectif prioritaire pour la semaine à venir, qui tient compte du bilan et d'événements extérieurs ;
les conseillers remontent les problèmes rencontrés et leurs besoins pour atteindre le nouvel objectif. ?

Avantages

Le rituel permet de gagner du temps sur le fonctionnement : le processus est connu de tous, chacun sait ce qu'il a à faire.
Les priorités sont claires et l'équipe mieux coordonnée vers un but commun. Les ressources disponibles ou compétentes sur un sujet sont plus facilement identifiées et mises à la disposition de l'équipe.
L'engagement à la fin de la réunion favorise la mise sous tension positive. La réunion flash peut être utilisée pour ancrer de bonnes habitudes de travail ou développer les compétences.

Précautions à prendre

Pour rester motivante, elle ne doit pas être vécue comme un reporting d'activité : restez factuel dans la phase de bilan.
Résistez à la tentation de résoudre les problèmes pendant la réunion.
Gardez le rituel : ne changez rien !