Fiche 02 : Le levier de la planification

La planification n'exclut pas la souplesse

En résumé

L'agenda est l'outil indispensable de la gestion du temps. Il permet d'organiser nos activités pour atteindre nos objectifs prioritaires en tenant compte de nos contraintes temporelles.

Une planification efficace prévoit des budgets temps très en amont, en anticipant nos cycles et pics d'activité. Elle fixe les grandes lignes de notre emploi du temps à moyen terme pour réserver nos meilleures plages horaires à nos projets prioritaires. Elle ajuste nos engagements jusqu'au dernier moment avec souplesse et réalisme pour faire l'essentiel au quotidien.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La planification est un guide précieux sur la route de nos objectifs. Elle permet de visualiser nos contraintes et nos marges de manoeuvre pour optimiser notre gestion du temps.

Contexte

La planification à long terme peut se préparer un an à l'avance puis sur 6 mois glissants. Le moyen terme s'étale généralement sur 3 à 6 semaines, et le court terme ajuste l'agenda des 2 prochaines semaines et du lendemain.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> À long terme, anticipez votre charge de travail.

• Repérez les cycles et pics d'activité de votre fonction.
• Notez en " provisoire " des budgets temps correspondant à la charge de travail prévisionnelle. Cela vous évitera de prendre trop d'engagements sur une période chargée.
• Réservez également les temps " obligés " : réunions d'équipe, séminaires, salons, etc.
• Posez vos vacances avant d'être pris dans l'engrenage de l'activité et des urgences.
• Faites le rétroplanning de vos projets qui ont une date butoir fixe (outil 12). Affichez les jalons et le temps de travail de manière visible.

> À moyen terme, planifiez en priorité vos priorités (outil 10).

• Notez les rendez-vous avec vous-même et pas seulement les réunions ou entretiens : réflexion, préparation, formalisation, etc.
• Notez sur votre agenda vos rendez-vous privés et respirations personnelles.

> À court terme, soyez réaliste.

• Estimez la durée des tâches de façon réaliste en vous référant à votre expérience.
• Prenez une marge de sécurité pour pallier les aléas (bug logiciel, panne matérielle, etc.).
• Ne planifiez pas plus que vous ne pourrez faire : réservez un rendez-vous fictif pour les imprévus (outil 29).
• Laissez un temps tampon de 15 mn entre deux activités pour souffler, passer un appel, envoyer un mail ou discuter avec vos collègues.
• N'oubliez pas les pauses. Elles sont nécessaires ! Planifiez des séquences de travail de 1 heure 30 à 2 heures maximum.

> Révisez votre planification en temps réel.

• Notez immédiatement dans votre agenda les nouveautés : réunions, entretiens, projets.
• Révisez vos priorités et votre planification en conséquence.
• Autorisez-vous au nom de vos priorités à revoir les engagements pris auprès d'autres personnes.

Méthodologie et conseils

> Planifiez la veille votre journée du lendemain, le vendredi la semaine suivante.

> Tenez compte de votre chronobiologie pour planifier vos journées (outil 17). Donnez aux sollicitations non prioritaires le créneau de 14 h, même si vous êtes libre le matin.

> Mettez de la couleur dans votre agenda ! vous repérerez mieux vos missions et projets essentiels, les jalons critiques, les temps obligés et vos temps de respiration.