Fiche 06 : La matrice des priorités

Privilégier l'importance à l'urgence

En résumé

Aussi appelée matrice d'Eisenhower (d'après le général du même nom), la matrice des priorités permet de gérer les priorités selon deux critères, l'urgence et l'importance.

Lorsque nous nous laissons déborder par les urgences, nous traitons beaucoup de tâches de cadran C au détriment des tâches de cadran B. Nous finissons par traiter la plupart des tâches importantes de notre fonction en cadran A, dans l'urgence, avec le risque d'erreur que cela comporte.

La seule manière de reprendre la maîtrise de notre temps est de redonner la priorité au cadran B en planifiant judicieusement les tâches importantes dans notre agenda.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La matrice d'Eisenhower permet de gérer les priorités avec discernement sans se laisser séduire par les sirènes de l'urgence.

Contexte

C'est un outil préalable à la planification à moyen terme. Vous pouvez la réviser tous les mois ou toutes les semaines, et à chaque fois que vous avez l'impression de perdre de vue vos priorités au profit des urgences.

Comment l'utiliser ?

Étapes

> Préalable : distinguez l'urgent de l'important.

• Est urgent ce qui comporte un risque à ne pas être traité immédiatement : danger potentiel ou opportunité à saisir.
• Est important ce qui contribue directement à nos objectifs et missions essentielles.

> Répartissez vos tâches dans la matrice.

Notez l'intégralité de ce que vous avez à faire en répartissant les tâches au fur et à mesure dans le cadran approprié.

> Exploitez votre matrice par cadran.

• Cadran A : ces actions sont à traiter en priorité. Planifiez-les dans la journée ou la semaine. Si possible, faites-vous aider par des personnes compétentes... mais acceptez qu'elles ne soient pas disponibles à si court terme.
• Cadran B : planifiez ces actions tout de suite, en les répartissant dans le temps. Veillez à leur consacrer au moins deux ou trois créneaux par semaine. Réservez-leur les moments de la journée où vous êtes le plus efficace. Vous avez le temps d'organiser la délégation de certains dossiers.
• Cadran C : c'est sur ce cadran que vous pouvez économiser le plus de temps. Attention aux urgences des autres. Ayez le réflexe d'évaluer et de négocier chaque demande (délai, livrable, aide, arbitrage). Osez dire non à certaines sollicitations, standardisez ce qui peut l'être, anticipez les imprévus et renoncez à tout traiter (voir les dossiers 4 et 5).
• Cadran D : contrairement aux idées reçues, tout n'est pas à jeter ici. Ces tâches à faible charge mentale peuvent être réalisées aux moments où vous êtes en énergie faible. Privilégiez celles qui vous ressourcent ou qui vous feront gagner du temps ultérieurement (classer, mettre à jour, automatiser).

Méthodologie et conseils

> Privilégiez les tâches de cadran B. C'est en anticipant votre production (outils 12 et 24) et les problèmes potentiels (outil 29) que vous donnerez de l'oxygène à votre emploi du temps.

> Utilisez le même jeu de couleurs que pour vos missions essentielles. Cela vous permet de vérifier que vous consacrez à chacune d'elle des tâches importantes.

> Ne vous oubliez pas ! Indiquez aussi les tâches de votre vie privée ou qui contribuent à votre OPP (outil 2).

Comment être plus efficace ?

La matrice d'Eisenhower est un outil de pilotage parmi d'autres pour se consacrer à l'essentiel.

Choisissez vos critères

Vous pouvez croiser d'autres indicateurs :

• Les responsables sécurité croisent l'impact de gravité d'un accident potentiel avec la fréquence.
• Les commerciaux croisent le chiffre d'affaires actuel et le potentiel de leurs clients.

Un diagramme à bulles permet de croiser trois critères.

• Un responsable d'usine croise le pourcentage de retours clients (image), le coût du produit et le volume que représente ce produit.
• Pour la gestion des imprévus croisons l'impact opérationnel, la fréquence et la durée moyenne de traitement (exemple ci-contre).

Choisissez la valeur de vos axes

La valeur par défaut est zéro. L'intérêt de changer la valeur de l'axe est de donner un repère visuel immédiat par rapport à un objectif ou une norme qui fait sens pour vous.

Dans le diagramme à bulles des imprévus, l'axe horizontal est la fréquence des occurrences par mois. La valeur retenue est 4 : sur la droite, les imprévus surgissent plus d'une fois par semaine.

La valeur de l'axe vertical se situe à la médiane de l'indice, qui n'est qu'une pure convention : au-dessus, l'impact est fort, au-dessous il est faible (vous avez donc plus de souplesse pour décider de son traitement).

Définissez vos stratégies par cadran

Chaque cadran soulève une problématique qui appelle une stratégie spécifique.

Cependant, il peut y avoir des exceptions à votre modèle, comme le montre l'exemple de l'imprévu de type E.

> 1^er cadran : actions préventives.

Planifiez un temps pour traiter en profondeur la cause de ce type d'imprévus afin de les éradiquer (c'est une action du cadran B de votre matrice d'Eisenhower !). Pour savoir dans quel ordre les prendre, tenez compte du temps que leur éradication vous fera gagner : commencez par les imprévus de type B qui représentent 960 minutes par mois, puis ceux de type C qui en représentent 360. Vous vous occuperez de ceux de type A en dernier. Moins fréquents, ils ne représentent que 225 minutes. En attendant, vous ferez comme avant, vous les traiterez au cas par cas.

> 2^e cadran : ajustez le pourcentage de temps réservé aux imprévus.

La fréquence est telle que ces imprévus font partie des impondérables de votre fonction. Tenez-en compte dans le calcul de votre pourcentage d'imprévus et vos marges de manoeuvre.

Exception : l'imprévu de type E, dont la fréquence multipliée par la durée a un impact fort sur votre emploi du temps (à défaut d'un impact opérationnel). Traitez-le comme un imprévu du 1^er cadran et cherchez des solutions pour l'éradiquer ou le réduire.

> 3^e cadran : ne faites rien.

Ils ne valent pas l'investissement d'un traitement préventif. Lorsqu'ils apparaîtront, soit ils se glisseront dans la flexibilité de votre agenda, soit vous déciderez de ne pas en tenir compte.

> 4^e cadran : traitez les imprévus au cas par cas lorsqu'ils arrivent.

En fonction de leur impact et de la durée prévisible, vous choisirez de les traiter immédiatement ou dans un délai court compatible avec vos autres priorités.

Exemple de Diagramme à bulles pour le traitement des imprévus

Légende :

> Axe horizontal : fréquence en nombre d'occurrences par mois.

> Axe vertical : indice d'impact de 1 (faible) à 6 (fort), correspondant au risque à ne pas traiter immédiatement l'imprévu.

> Taille des bulles : durée moyenne en minutes. Les petites bulles font 30 minutes, la plus grosse (E) pèse 4 heures.

> Les lettres dans les bulles correspondent à un type d'imprévus (par exemple, réunion impromptue, panne de matériel, etc.).