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La boîte à outils de la Gestion du temps
Chapitre VII : Optimiser ses outils
Fiche 02 : La méthode CAP pour gérer les mails
- Retrouvez 5 fiches outils dans ce chapitre
- Publié le 30 nov. 2017
La boîte à outils de la Gestion du temps
8 chapitres / 70 fichesTrier les mails par catégories avant de les traiter
En résumé
Avec l'inflation des mails, la messagerie électronique devient source de stress. Notre boîte de réception est si encombrée que nous avons du mal à discerner ceux qu'il faut traiter en priorité. Nous pouvons facilement tomber dans le piège de l'instantanéité et oublier que notre mission ne consiste pas à répondre aux mails.
La méthode CAP permet de vider la boîte de réception en nous focalisant sur un seul objectif à la fois :
- le tri en quatre catégories ;
- un traitement distinct par catégorie.
Entre deux séquences CAP, nous pouvons nous concentrer sur nos activités essentielles.
Pourquoi l'utiliser ?
Objectif
La méthode CAP nous permet de nous concentrer sur nos activités essentielles sans nous laisser submerger par la gestion des mails.
Contexte
Ouvrez une " séquence CAP " deux à trois fois par jour. Au préalable, créez vos dossiers de classement.
Comment l'utiliser ?
Étapes
> Programmez votre séquence CAP.
- Deux à trois fois par jour suffisent.
- Choisissez l'heure selon les rythmes de votre fonction, quand votre énergie est basse.
- Le reste du temps, désactivez les alertes ou fermez l'application.
> Triez vos mails en 4 catégories.
- Supprimez directement ceux que vous pouvez éliminer (spams, informations obsolètes).
> Répondez aux mails de moins de 2'.
- Fixez-vous un objectif de rapidité pour cette catégorie, avec un temps limité.
- Vous pouvez reporter le traitement de cette catégorie selon les urgences et le temps dont vous disposez pour votre séquence CAP.
> Planifiez vos rendez-vous.
- Transformez vos mails en rendez-vous : copiez-collez-les dans votre agenda à la date voulue, puis détruisez les mails.
- Acceptez les invitations ou proposez d'autres horaires en fonction de vos priorités.
> Répondez aux mails importants et urgents de plus de 2'.
- Réservez toujours un budget de temps pour traiter cette catégorie en fin séquence CAP.
- Répondez dans l'ordre d'importance.
Méthodologie et conseils
> Pour les trois premières catégories : créez des sous-dossiers dans la boîte de réception et configurez des actions rapides pour déplacer vos mails en un clic.
> Classez directement les mails à archiver dans le bon dossier.
> Créez des dossiers de classement accessibles via la messagerie mais archivés sur votre disque dur si votre entreprise a limité la taille des boîtes aux lettres. Sinon, vous serez bloqué pour envoyer ou recevoir des mails.
> Structurez votre archivage en cohérence avec vos missions essentielles.
> Pour faciliter le tri, utilisez l'aperçu partiel et le tri par expéditeur ou objet.
> Utilisez les règles automatiques pour classer les mails selon l'expéditeur ou l'objet.
> Vous avez égaré un mail ? Utilisez la fonction " rechercher " et tapez des mots clés.
> Indiquez dans vos messages d'absence du bureau les personnes idoines à contacter.
Avantages
- La méthode CAP donne une vision globale des mails reçus avant de commencer leur traitement. La priorisation est plus facile.
Précautions à prendre
- L'objectif n'est pas de diminuer le nombre de mails de votre boîte de réception, mais de traiter les mails essentiels.
