[Enquête] Mutation digitale : faites évoluer votre PME ou disparaissez !

Le marketing et la vente ne sont pas les seuls concernés par l'automatisation offerte par le digital. Celle-ci touche également le travail en tant que tel. En réalisant, directement via les outils numériques, une partie de leurs opérations à faible valeur ajoutée, les salariés peuvent consacrer le temps gagné à d'autres missions plus qualitatives.

En digitalisant les aspects administratifs de son travail, notamment grâce à la numérisation, au partage ou à la coproduction de documents à distance, un expert-comptable proposera ainsi une offre globale de services comprenant la réalisation et l'analyse de tableaux de bord ou des prestations sociales, fiscales ou en gestion de patrimoine.

Une offre adaptée aux désirs des consommateurs

D'autant plus que le numérique ouvre la porte d'un meilleur niveau de personnalisation. Une "customisation" qui, toutefois, exige réactivité et flexibilité de la part des entreprises, et donc un système d'information performant.

En 2011, la société Guéry, fabricant et distributeur de collecteurs à déchets et du mobilier urbain de 65 salariés, lance son site internet poubelle-pro.fr, sur lequel ses clients peuvent à la fois accéder aux produits disponibles sur catalogue et composer leurs supports à sac-poubelle en précisant les dimensions, les couleurs, les entourages, les fixations et les supports d'affichage de leur choix. "Après d'éventuels échanges avec le bureau d'études et le prototypage, la commande ­finale est enregistrée dans notre système informatique. Puis toute la chaîne d'information est automatisée, jusqu'à l'expédition du produit", détaille Frédéric Quillevéré, son président.

L'entreprise est équipée d'un ERP (enterprise resource planning) par lequel transitent toutes les données. Après l'enregistrement de la commande, le logiciel prend en charge la vérification de la disponibilité des matières premières, l'ordre de fabrication, les modalités logistiques d'expédition et la facturation. "Même si la personnalisation était possible, cette activité a bondi, grâce à ces équipements, pour représenter aujourd'hui 10% de nos 7 M€ de chiffre d'affaires", souligne le dirigeant.

Le système d'information optimisé devient ainsi la colonne vertébrale de l'entreprise. Il améliore son efficacité opérationnelle et sa compétitivité. Or, dans cette optique, l'ennemi numéro un est la multiplicité d'informations. "Les salariés disposent de leurs logiciels de bureautique, de leurs logiciels métiers, de leurs programmes ­comptables, de leur CRM ou de leur GPAO. Cela entraîne trop de lourdeurs, surtout pour des petites structures. Doit donc être instaurée une information unifiée et ­accessible à tous, du service ­comptable aux commerciaux, sans oublier la direction générale", insiste Frédéric Bellotti.

Cette démarche peut passer par la refonte globale de l'outil informatique de l'entreprise, mais également par la connexion des différents logiciels métiers, regroupés autour d'une base de données unique et commune. Dans les deux cas, l'entreprise gagne en réactivité et en fiabilité de l'information. Car cette dernière n'est entrée dans le système d'information qu'une seule fois, évitant ainsi les doublons, les ressaisies et donc, le risque d'erreur. "Rien qu'en automatisant le passage du devis à la commande, on gagne de 20 à 30 minutes, car une seule saisie suffit. Sans cette organisation, les données sont entrées dans le système pour le devis, puis une seconde fois pour acter la commande. C'est d'ailleurs ce que l'on observe dans 80% des PME", poursuit Frédéric Bellotti.