La boîte à outils du Mind Mapping
Chapitre V : Représenter les séquences

Fiche 01 : L'agenda

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Publié le 1 déc. 2017

La boîte à outils du Mind Mapping

9 chapitres / 72 fiches

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Planifier votre activité grâce à un agenda

En résumé

L'agenda est sans doute l'outil visuel pour gérer son temps le plus connu mais le moins bien utilisé.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

L'agenda s'utilise pour planifier une activité.

Contexte

L'agenda s'utilise pour mieux gérer son temps.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Renseignez les biorythmes de votre activité : vos biorythmes, ceux de votre famille, ceux de votre entreprise.
Au fur et à mesure, remplissez votre calendrier avec vos événements et les tâches.
Mettez à jour votre agenda régulièrement.

Méthodologie et conseil

Au choix, vous pouvez utiliser un agenda papier ou informatique. Idéalement, centraliser tous vos événements dans un seul agenda. Eviter de garder un agenda papier et un agenda électronique. Pour vos déplacements, vous pouvez opter pour un Smartphone équipé de d'un agenda synchronisable.

Désormais, la plupart des logiciels et services en ligne dédiés permettent de partager des agendas.

Utiliser des couleurs pour différencier par exemple les différentes missions.
Marquer les événements prévisionnels. Vous pouvez par exemple les indiquer par un code (ex. : un P majuscule).
Renseigner les éléments nécessaires au bon déroulement de l'événement. Inspirez-vous de la méthode GTD^® : aidez votre moi futur ! Vous pouvez par exemple indiquer le numéro de téléphone de votre contact.
Visualiser tous vos agendas en un seul. Au choix, vous pouvez créer un seul agenda avec tous vos événements personnels, familiaux, professionnels.

Positionnez dans votre agenda les différents :

Événements : prévoyez une marge de temps notamment pour vos déplacements. Vous éviterez ainsi de courir et d'arriver en retard. Indiquez les événements récurrents : les anniversaires par exemple. Vous pouvez également relier les différents événements au projet concerné via par exemple des codes dédiés.
Tâches : ne planifiez pas toutes vos tâches dans votre agenda, seulement celles qui ont un horaire obligatoire ou qui sont urgentes.

Avantages

Planifier votre activité : le calendrier permet de se projeter dans le futur.
Répartir votre charge de travail. L'agenda va permettre de lisser votre travail dans le temps. Vous devenez ainsi proactif et vous évitez de vivre constamment dans l'urgence.
Garder une trace de votre activité.
Mieux s'organiser.
Déstocker votre esprit. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le côté stratégique.

Précautions à prendre

Vérifiez dans un premier temps que les jours fériés sont bien pris en compte dans votre agenda.

Nous avons une fâcheuse tendance à vouloir remplir notre agenda au maximum c'est une erreur ! Le jour venu, c'est souvent la course pour tenir nos engagements. Idéalement respectez la règle des 60/20/20 :
- remplissez votre agenda à 60 %
- 20 % pour les imprévus
- 20 % pour le travail quotidien
Pensez à sauvegarder votre agenda.