Organiser une expo : gérer la billetterie de votre événement

Dans l'organisation d'un événement, la création, la vente et la comptabilisation des tickets sont des tâches complexes.

Nous l'avons aussi bien constaté lors des concerts que des événements caritatifs : dans un cas comme dans l'autre, la billetterie est un élément qui nécessite des solutions innovantes. L'organisation d'une expo ne déroge pas à cette règle : pour gérer les entrées et faciliter le décompte des visiteurs, un système de tickets pratique vous sera utile.

La billetterie en ligne : une solution à retenir ?

Le billet numérique s'inscrit logiquement parmi les solutions d'avenir pour améliorer la gestion d'événements. Avec une évolution numérique qui tend à se démocratiser, vous bénéficiez de tous les avantages d'une billetterie en ligne accessible. Ce choix n'est pas uniquement justifié par le besoin de réduire la consommation de papier : opter pour des billets numériques vous permet d'adopter un système de gestion à part entière. Contrairement à des tickets distribués dans des points de vente classiques, ils peuvent être proposés auprès d'un point unique accessible depuis n'importe quel appareil connecté.

La billetterie digitale a largement été adoptée auprès des générations connectées : accessible en quelques clics, elle s'intègre aisément aux habitudes de consommations des internautes. Ce système a bâti sa popularité grâce à une présence marquée dans différents services courants. S'il a d'abord prouvé son efficacité grâce aux tickets de voyage, l'e-billet s'est rapidement démocratisé pour intégrer le secteur de l'événementiel. La solution s'accorde à tous les types de demandes : que ce soit pour un événement gratuit ou pour des dates attendues par des milliers de personnes, elle vous permettra de réduire votre charge de travail.

Comment personnaliser et vendre vos billets ?

La personnalisation des tickets est un critère important pour faire connaître une exposition. Les idées et l'identité retranscrite doivent correspondre aux couleurs de votre événement. Le numérique offre une solution qui simplifiera la personnalisation de vos billets : il suffit de sélectionner vos couleurs et d'apposer les détails concernant le déroulement de l'événement. Pour votre exposition, vous pourrez définir ces couleurs en fonction de votre thème. Le design de vos tickets sera conforme à vos propres critères de création.

La personnalisation de vos tickets comprend aussi leur numérotation. À première vue, il peut sembler difficile de savoir exactement combien de billets vous aurez besoin d'imprimer. Une analyse détaillée du potentiel de l'événement vous donnera une idée approximative du nombre de personnes attendues. Cela vous renseignera non seulement sur le nombre de pièces à commander, mais aussi de la logistique à prévoir pour l'ensemble de l'événement.

Pour optimiser vos bénéfices et réduire les dépenses, il est plus intéressant d'investir dans une billetterie dont la distribution n'engendrera pas de tâches supplémentaires. L'avantage de la billetterie en ligne repose notamment sur sa disponibilité instantanée. La solution vous évite les envois payants à travers la France et vous pouvez vendre directement vos tickets, sans avoir à verser de commission à des revendeurs.

L'atout du billet numérisé réside aussi dans sa capacité à être distribué n'importe où. Les visiteurs peuvent se les approprier en quelques clics, et les conserver sur leurs smartphones ou les faire imprimer. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur des aspects plus importants de votre organisation. Le système sera particulièrement pratique si vous prévoyez d'accueillir plusieurs centaines ou des milliers de visiteurs.

Prévoir des entrées supplémentaires : comment faire ?

Si votre expo rencontre plus de succès que prévu, vous serez amené à prévoir plus d'entrées. Une fois de plus, les tickets numérisés vous sauveront la mise. Il n'est pas rare que les logiciels ou plateformes proposant ce type de service proposent d'étendre le nombre d'imprimés. En fonction des nouveaux besoins, vous pourrez ainsi définir une quantité plus ou moins importante de billets à mettre en ligne. La numérotation se fera automatiquement : vous avez juste à les mettre en ligne, et à informer les visiteurs de leur disponibilité.

La gestion des entrées supplémentaires représente un effort d'organisation supplémentaire pour que votre exposition ne souffre pas d'un défaut de circulation ou de tentative de fraudes. Il sera largement recommandé d'opter pour des pièces dotées de code-barres pour éviter les faux billets.

Quels modes de règlement pour ces achats directs ?

Le choix de règlement sera une tout autre question. Il est habituellement plus simple de choisir des options de paiement que tout le monde utilise. La carte bancaire reste l'option la plus simple pour automatiser les paiements : les retraits se font en un clic, et vous êtes assuré de recevoir les sommes directement. Cette option ne peut cependant fonctionner sans un minimum de garantie de sécurité : pour la tranquillité du public comme pour la vôtre, privilégiez des sites de confiance sur lesquels vous pourrez entrer des coordonnées bancaires sans risques.

Les options de paiement numérique peuvent aussi être retenues, à condition que les mêmes garanties de sécurité restent valables. Que vous optiez pour un mode de règlement unique ou pour une combinaison de plusieurs solutions, vous devez veiller à ce que la comptabilisation des entrées soit performante. La vente directe en ligne facilitera le dénombrement des tickets vendus, et optimisera l'évaluation de votre rentabilité.

Gérer votre organisation dans les détails

La billetterie n'est qu'un des nombreux aspects de votre organisation événementielle. La préparation d'une expo, quels que soient le thème et la durée, demandera un investissement important. Votre objectif : préparer un événement dans les moindres détails, tout en gardant une marge pour faire face aux éventuels imprévus. Opter pour des solutions qui simplifieront certaines tâches vous permettra de travailler sur des parties que vous êtes le seul à pourvoir organiser.

En tant qu'organisateur, votre marge d'erreur est limitée : la billetterie numérique vous permet de déléguer un ensemble de tâches, tout en vous assurant que la qualité du service ne sera pas un problème. Il suffit souvent des bons outils et des bons prestataires pour faire la différence : vous pouvez travailler votre accueil dans les détails, et veiller à ce que les dépenses liées au ticketing soient conformes à vos premières estimations.