Pourquoi suivre les dépenses de ses collaborateurs ?

La gestion financière d'une entreprise représente un travail complexe et chronophage. Organiser et bien gérer les dépenses, en particulier celles de vos collaborateurs, fait partie des facteurs clés pour une croissance continue de votre organisation et de votre activité.

Malheureusement, maîtriser ces frais professionnels peut vite devenir un casse-tête et une perte de temps. Ce n'est pas pour autant que vous devez délaisser le suivi et le contrôle des dépenses de vos employés.

Assurer la satisfaction et préserver le bien-être de ses collaborateurs

Suivre les dépenses de ses collaborateurs dépasse de loin le simple cadre de l'optimisation des coûts afin d'améliorer la rentabilité de l'entreprise. Pour cause, une bonne partie des dépenses encourues par votre organisation concerne vos employés. En général, ils engagent différents types de dépenses pour l'accomplissement de leurs activités professionnelles. De ce fait, la qualité de leur contrôle et de leur gestion a inévitablement un impact sur leur satisfaction et leur bien-être au fil du temps.

Un bon suivi des dépenses de vos collaborateurs doit, par exemple, déboucher sur un remboursement plus rapide de leurs notes de frais. Quand vous mettez trop de temps pour les rembourser, ils sont de plus réticents à débourser de l'argent pour réaliser leurs missions. Ce qui affecte leur productivité et ralentit les activités de l'entreprise. À l'inverse, lorsque vous les remboursez rapidement, ils se font une image positive de l'organisation. Cela contribue à les fidéliser et à améliorer leur rendement.

Optimiser les performances de ses collaborateurs et prévenir les dérives

Contrôler les dépenses de ses collaborateurs participe aussi à l'optimisation de leurs performances. D'abord, en étant attentif sur leur légitimité et leur justification, vous pouvez donner des réponses rapides et appropriées sur ce qui est permis et ce qui ne l'est pas. Ce qui vous permet de les garder heureux et motivés. Ensuite, ils ne perdent pas de temps à vous rappeler qu'il existe encore plusieurs frais professionnels non remboursés. Ils se concentrent sur leurs tâches.

Le contrôle des dépenses de vos collaborateurs représente aussi un moyen efficace pour prévenir les dérives. En effet, si vous mettez de l'argent liquide à leur disposition sans mettre en place les balises adaptées, vous les incitez inexorablement à créer des dépenses superflues. Ce qui ne peut que nuire à la rentabilité de votre entreprise. Autrement dit, faire un suivi de leurs dépenses est indispensable pour améliorer la gestion de la trésorerie et éviter de tomber dans le rouge.

Définir une politique générale des dépenses et garder le contrôle du budget

Procéder au suivi et au contrôle des dépenses de ses collaborateurs - et plus particulièrement des notes de frais - est aussi nécessaire pour définir la politique générale des dépenses de l'entreprise. Cette dernière revêt une importance stratégique dans l'harmonisation des processus de remboursement, ainsi que la centralisation de l'ensemble des données et leur analyse. Elle se pose donc en tant que guide du bien dépenser en entreprise avec les règles adéquates : identification des dépenses, allocation de budget à chaque type de dépense, etc.

Par ailleurs, avec une politique générale des dépenses claire et précise, il est possible d'établir une limite pour chaque type de dépense et de concevoir des processus fluides. De même, vous pouvez optimiser la gestion des dépenses de vos collaborateurs. À titre d'exemple, vous leur fournissez une carte de paiement virtuelle nominative. Celle-ci peut être récurrente ou à usage unique. D'une part, vous gardez le contrôle du budget. D'autre part, vous vous délestez de la gestion au format papier.