Peut-on optimiser ses coûts généraux en entreprise ?

Pour faire fonctionner une entreprise et atteindre les résultats escomptés, certaines dépenses sont nécessaires. On parle de coûts généraux ou de frais généraux. Ces derniers correspondent à toutes les dépenses que l'entreprise est contrainte de faire pour la réalisation des tâches courantes.

Les coûts généraux rassemblent tous les frais qui ne concernent pas directement l'exploitation de l'activité. Sont donc exclues de ces coûts les dépenses effectuées pour l'acquisition de matières premières ou de marchandises. Néanmoins, ils occupent une part importante du budget d'une entreprise. Les coûts généraux peuvent être fixes ou variables. Découvrez ici comment les optimiser pour augmenter les bénéfices de votre entreprise.

Faites un état des lieux des dépenses inutiles en entreprise

Si les coûts généraux sont nécessaires dans une entreprise, tous ne sont pas inévitables. Certaines dépenses peuvent s'avérer superflues. On peut considérer inutile toute dépense qui n'apporte aucune valeur ajoutée à la structure. Pour savoir dans quelle mesure vous pourriez optimiser les coûts généraux de votre entreprise, relevez ces frais inutiles.

Pour cela, faites l'inventaire des factures et recherchez les dépenses dont vous pouvez vous passer. Les coûts généraux représentent de façon globale 20 à 40 % des dépenses et 15 à 25 % du chiffre d'affaires des entreprises. L'état des lieux des dépenses inutiles vous servira sans doute à amoindrir l'importance des frais généraux pour dégager plus de bénéfices.

Les fournitures et consommables : un gros poste de dépenses

Les fournitures de bureau et les consommables sont essentiels pour faire fonctionner une entreprise. L'approvisionnement, la réparation et le renouvellement de ces équipements occupent une large part du budget. Pour optimiser les coûts généraux, il vous faudra agir à ce niveau.

Misez sur l'impression sans reliure : une astuce écologique et économique

De petites astuces peuvent favoriser la réduction des frais généraux. L'une d'elles consiste à privilégier l'impression sans reliure. En réalité, la reliure n'est pas indispensable pour tous les documents. Il est possible de demander une impression sans reliure lorsque l'on imprime des documents en ligne pour de nombreux supports papier. Il peut s'agir notamment :

• d'un document composé d'une seule feuille,
• d'un dépliant,
• d'une plaquette commerciale,
• d'un document multipage (grille tarifaire, textes légaux, affiche publicitaire, support de formation...).

Pour faire de l'impression sans reliure, optez pour un choix de papier adéquat. Vous pouvez utiliser du papier couché mat, du papier couché brillant, du papier satiné, du papier recyclé... L'impression sans reliure est une solution écologique qui permet de faire des économies substantielles sur le budget de fournitures et consommables. Avec cette astuce, vous achèterez moins de couvertures, de spirales et d'anneaux de reliure que par le passé. De plus, cela offre un gain de temps non négligeable, l'étape de la liaison des pages étant évitée.

Pour limiter considérablement la consommation de reliure dans votre entreprise, faites appel à un professionnel de l'impression. Pour gagner du temps, orientez-vous vers une imprimerie accessible et recevant les commandes en ligne. De nombreux professionnels effectuent cette démarche à l'aide d'imprimantes de dernière génération adaptées à plusieurs types de papier.

Réduisez les dépenses en fournitures de bureau

Les frais généraux de votre entreprise peuvent être optimisés si vous parvenez à réduire les dépenses en fournitures de bureau. Outre l'impression sans reliure, choisissez des fournitures durables. L'idéal serait de pouvoir utiliser ces outils pendant plusieurs années. Contactez des professionnels de la vente de fournitures de bureau connus pour proposer des produits de bonne qualité. Vous avez la possibilité de profiter d'un programme de fidélité auprès des enseignes de fournitures afin de réduire les coûts de vos achats.

Gérez mieux les déplacements professionnels avec la carte carburant

Le carburant fait partie des consommables en entreprise. Son coût peut être très important selon la taille et le domaine d'activité de la structure. Afin de maîtriser les dépenses relatives aux déplacements professionnels, pensez à la carte carburant. Carte de paiement, cette dernière sert à l'achat d'essence dans le cadre des activités professionnelles de vos collaborateurs.

Cela peut aussi être utilisé pour le financement des réparations, le paiement des péages ou du stationnement dans les parkings. Faites de la carte carburant un outil de gestion du budget alloué au carburant dans votre entreprise. Vous avez le choix entre plusieurs solutions. Vous pouvez par exemple vous orienter vers la carte prépayée, la carte post-payée, la carte à puce, la carte multi-enseigne, etc. Avec une carte essence adaptée à l'activité de vos salariés, vous éviterez les achats de carburant injustifiés.

Optimisez les assurances de l'entreprise

Les dépenses des assurances professionnelles font partie des coûts généraux. Il est possible de les réduire dans une certaine mesure. À cette fin, faites appel à un courtier spécialisé en assurances professionnelles pour auditer les contrats. L'analyse portera sur l'assurance multirisque professionnelle, la responsabilité civile, l'assurance du parc automobile, l'assurance des locaux, les mutuelles de santé des collaborateurs.

Le spécialiste peut en effet déterminer les mécanismes de réduction des coûts des assurances et obtenir de meilleures garanties sur les risques professionnels. Selon les cas, il pourrait vous recommander le changement de vos assureurs pour optimiser les contrats. Il vous accompagnera dans ce processus.

Pensez au marketing des achats

Lorsque le but est d'optimiser les coûts généraux dans une entreprise, toutes les petites économies sont les bienvenues. Dans cette optique, le marketing des achats peut s'avérer utile. Cela consiste à mettre en place des mécanismes permettant de réduire les frais d'approvisionnement de marchandises ou de matières premières.

Pour mettre en place un marketing des achats, veuillez effectuer une analyse interne et externe. L'analyse interne vous permettra de faire le point sur vos besoins pour éliminer les dépenses inutiles. Cela peut aussi servir à segmenter les produits dont vous faites l'acquisition s'ils sont de divers types. Une politique d'achat devra être pensée et menée pour chaque segment. Quant à l'analyse externe, cela permet d'appréhender le marché des fournisseurs pour faire jouer la concurrence en votre faveur.

Calculez l'impact des frais généraux sur la fiscalité

Les coûts généraux influent considérablement sur la situation fiscale d'une entreprise. Pour être déductibles du résultat imposable, ils doivent respecter certaines conditions. Les frais généraux doivent notamment être liés à la gestion de l'entreprise et utilisés à cette fin. Ils doivent être justifiés par des preuves.

En marge de la déclaration annuelle de résultats, les entreprises possédant certaines caractéristiques doivent réaliser un dépôt de coûts généraux afin de déclarer certaines dépenses. Il s'agit des dépenses de déplacement, des dépenses de réception, des rémunérations des salariés les mieux payés, etc. Le respect des conditions réglementaires vous permettra de limiter l'impact des dépenses de votre entreprise sur sa fiscalité.