Optimiser ses frais d'hôtellerie grâce aux HBT : l'exemple de Aigle International

Reporting détaillé

Plus encore, en optant pour un mode de règlement par carte logée pour les dépenses liées aux déplacements professionnels, Aigle International bénéficie d'une remontée automatique des données comptables qui s'implémentent dans son système d'information. " Les prestations de voyages sont centralisées, avec un traitement automatisé des factures, et nous disposons de tableaux de bord précis sur les déplacements des collaborateurs, un levier essentiel pour maîtriser les coûts ", précise Brigitte Deslogis.

En effet, l'autre valeur ajoutée des HBT, induite par le paiement et la facturation centralisés, est d'offrir au client une traçabilité complète des réservations, en favorisant un reporting de toutes les données clés : date du check in et check out, nom commercial de l'hôtel fréquenté, sa classification et géolocalisation, montant total dépensé, nature de la mission, etc. " Le contrôle de la data constitue un enjeu essentiel en matière d'hôtellerie et ce, pour permettre le tracking des coûts, confirme Stéphane de Laforcade. L'avantage de notre outil est précisément de fournir un reporting détaillé au moment du paiement, et non de la réservation, favorisant ainsi la remontée des dépenses réellement effectuées par le voyageur lors de son déplacement. "

Un créneau sur lequel surfe également HRS, autre acteur majeur du secteur : " Nous avons créé, il y a deux ans, une offre "business intelligence" dédiée à l'analyse des données voyages pour le compte de nos clients, indique Emmanuel Ebray, managing director de HRS France. Notre offre est de restituer, décortiquer, consolider et benchmarker, via des outils de tracking, toutes les informations utiles afin d'aider les entreprises à avoir une meilleure visibilité et, finalement, de maîtriser ce poste de dépenses. "

Grâce à cette finesse d'analyse, l'éditeur peut ainsi produire des rapports statistiques aussi pointus que personnalisés. " Par exemple, nous sommes capables d'analyser sur demande les économies manquées par tel client sur telle destination, au regard du coût moyen de la nuitée ou en privilégiant tel hôtel à tel autre ", poursuit Emmanuel Ebray. Autre analyse possible, cette fois dans une logique de "compliance" : " Décrypter les comportements de réservation des voyageurs pour mieux ­évaluer le respect de la politique voyage en interne, en termes d'anticipation, d'adoption des outils en ligne, de recours aux fournisseurs privilégiés, etc. ", poursuit Emmanuel Ebray, en rappelant que de tels diagnostics peuvent aussi faire la part belle au web analytics. " En passant au crible tous les processus de réservation, on peut dresser une photographie précise des pratiques de consommation en matière d'hôtellerie : les destinations les plus prisées, les hôtels les plus appréciés par les salariés, les établissements les plus disponibles lors de tel ou tel salon, etc. ", développe le managing director. Un moyen de reprendre la main sur des données stratégiques d'autant plus essentielles pour bien calibrer son programme hôtel. " En effet, sans de tels reportings, impossible pour le travel manager d'évaluer les besoins de son entreprise, et ainsi, de renégocier de manière ad hoc les tarifs auprès de ses fournisseurs d'une année sur l'autre ", conclut Emmanuel Ebray. De quoi convaincre plus d'un travel manager à passer en mode HBT.