EDF et GDF s'approvisionnent sur le Web

Les entreprises EDF et GDF viennent de choisir un partenaire pour la gestion de leur place de marché privative. « Nous avions lancé une consultation européenne pour organiser une place de marché dédiée à nos achats hors production, explique Claude Zelty, pilote opérationnel du projet à la direction des achats d'EDF. Nous cherchions des spécialistes de la gestion du contenu des catalogues fournisseurs. » L'appel d'offres a été remporté par Hubwoo, un spécialiste des systèmes informatiques destinés aux achats dans les grandes entreprises, en alliance avec l'intégrateur Accenture, une émanation d'Arthur Andersen qui aura pour mission d'intégrer la solution dans les systèmes de comptabilité et d'accompagner le client dans la conduite du changement. EDF et GDF cherchaient à réduire considérablement les coûts des processus d'achats, d'où la décision d'externaliser l'ensemble. Les achats dits "hors production" sont des acquisitions non stratégiques et qui ne comprennent pas les matières premières : des machines-outils aux fournitures de bureau en passant par l'équipement informatique, les prestations des agences de voyages etc. La problématique de ces achats dans des entreprises de taille importante vient du fait que, parmi les accords-cadre négociés par les acheteurs auprès des fournisseurs, moins de 40 % seront réellement utilisés. Ceux qui négocient n'ont pas la possibilité d'obliger tous les utilisateurs de l'entreprise à travers le monde à acheter auprès des mêmes fournisseurs. « Nous visons à terme 80 % d'achats sur catalogue », déclare Claude Zelty. A peu près la moitié des achats hors production devraient être réalisés sur la place du marché, soit environ 600 000 transactions pour un montant total de 1,5 milliard d'euros par an. Les fournitures de bureau feront partie des références prioritaires pour la place de marché, par opposition à certains produits qui ne s'y prêtent pas comme, par exemple, des gros serveurs informatiques ou des prestations des cabinets de conseil. La solution sera ouverte à 40 000 utilisateurs potentiels au sein des deux entreprises. Le choix des utilisateurs et du processus de validation selon le type de produit et le montant de la commande sera laissé aux entités locales. « En informatisant le système d'achats nous allons le simplifier, estime Claude Zelty, et de préciser « aujourd'hui, seule la fonction d'approvisionnement sera touchée par le nouveau modèle. La fonction négociation restera pour l'instant dans la compétence de la direction correspondante qui négocie les accords-cadre. Mais, à l'avenir, une partie des achats pourrait être réalisée par le biais électronique, sous la forme d'enchères inversées. »

Réduire le nombre de fournisseurs de deux tiers

EDF et GDF espèrent réaliser des économies de l'ordre de 5 à 10 % du périmètre concerné, avant tout du fait de l'application des accords cadre. Viendraient ensuite des gains de massification des achats pour une meilleure négociation. Le nombre de fournisseurs serait réduit de deux tiers. Enfin, les gains obtenus sur les coûts administratifs doivent contribuer à l'ensemble. Thomson Multimédia, un client de Hubwoo, réaliserait aujourd'hui des économies de l'ordre de 50 millions de dollars sur un montant d'achats correspondant à 1,8 milliard de dollars par an, grâce à la réduction des procédures administratives liées à la création et la validation des commandes, la gestion des factures et de litiges. Pour Hubwoo, le système à réaliser ressemble à ce qui a déjà été fait pour d'autres clients. « Nous cherchons à créer une espèce de standard dans les achats en mutualisant les références, explique Marc Le Vernoy, directeur général de Hubwoo. Nous sommes un externalisateur des achats, à la fois intégrateur, hébergeur et prestataire de services. » La prestation est réalisée sur la base du logiciel SAP que l'entreprise a enrichi avec une base de données des fournisseurs : environ 200 000 références de produits. Le rôle de Hubwoo s'apparente à celui d'un chef de rayon dans un supermarché. « Nous mettons du contenu sur les étagères pour que les clients puissent se servir », précise Marc Le Vernoy. Chaque transaction est facturée à la fois au fournisseur, à la hauteur d'environ 1,5 % du montant, et au client, à 2 à 3 euros par transaction. S'y ajoutent des droits d'entrée dans le système, facturés aussi bien aux clients qu'aux fournisseurs. On observe que ce mode de rémunération où le prestataire parvient à mettre à contribution aussi bien ses fournisseurs que ses clients, n'est pas d'usage dans le commerce en ligne - cela reviendrait à faire payer aux acheteurs le droit d'entrée dans le magasin qui l'a déjà facturé aux fournisseurs. La double facturation est génératrice des coûts cachés dans l'ensemble du processus. Quand il s'agit des gains escomptés, il faudrait les rapporter à la dîme de 1,5 % prélevée par le prestataire sur le fournisseur du produit, et qui se retrouve nécessairement répercutée sur les prix de vente. Les économies réelles pourraient s'avérer inférieures aux promesses. Concernant les objectifs affichés par EDF, on peut aussi remarquer que la faible utilisation des accords-cadre dans les processus d'achats est une pratique ancienne et qui pourrait difficilement être imputée à l'absence d'un "catalogue électronique". Cette pratique puise ses racines dans les velléités historiques d'indépendance décisionnelle des directions de cette grande entreprise. Il serait très optimiste d'attendre un changement de comportement du fait de l'introduction d'un nouveau système informatisé.